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Une formation au management par les contraintes

L’association Espéranto-Jeunes a réunit dans la Drôme un groupe international durant une formation au management d’équipes inter-culturelles et le management de bénévoles. 16 participants de 8 pays parlant français, allemand, portugais, suédois, italien, polonais, hébreux, et russe se sont retrouvés pour participer à ma formation au management par la théorie des contraintes et quelques autres approches non conventionnelles. En espéranto bien sûr !

formation management par les contraintes

14 participants de 8 pays et 8 langues maternelles différentes
Crédits photos : Cyrille Hurstel

Quelle langue utiliser dans un contexte international ?

Vous avez bien lu. Cette formation s’est déroulée en la langue internationale Espéranto !

J’ai constaté, une fois de plus, que la communication était équitable, simple et efficace. C’est peut-être surprenant pour vous mais c’est de la routine pour moi, car je me sers de l’espéranto tous les jours en famille.

Par contre, la facilité de compréhension des participants me surprend toujours. Ce phénomène donne sa valeur à l’espéranto qui accélère les possibilités de travail dans un groupe international sans qu’il n’ait besoin d’investir des années dans la maitrise de l’anglais. Ce phénomène est difficile à comprendre tant qu’on ne l’a pas expérimenté. Le phénomène était connu dans l’échange entre linguistes ; il était moins évident entre « manager » parlant de management.

 

Pourquoi utiliser la théorie des contraintes ?

Krystin Tytgat intervenait pour le management interculturel. Pour ma part, je préfère me concentrer sur mes points forts.

Au menu figuraient donc :

  • le management par objectifs,
  • la gestion du temps,
  • la gestion de production par la théorie des contraintes,
  • la gestion de projets par la chaine critique,
  • la résolution de conflits par la communication non violente,
  • et la conduite du changement par les 6 niveaux de résistance.

C’est la deuxième fois que j’aborde ces sujets en espéranto dans un contexte professionnel. Et les conditions étaient beaucoup plus spartiates que la fois précédente.

formation chaine critique

La chaine critique pour accélérer les projets

Voici encore une preuve de la résilience d’une telle solution. Avec un peu plus de préparation, je pourrais animer ces 2 jours même en l’absence d’électricité !

Ce type de formation prouve qu’il est possible de faire travailler des ouvriers et cadres d’un groupe international en utilisant les meilleures pratiques de management, sans imposer l’usage d’une langue nationale au détriment de celles des autres participants.

L’espéranto est une langue régulière et simple, construite pour que tous puissent communiquer sur un pied d’égalité et sans que certains participants imposent leur langue maternelle, leur manière de penser, leur culture et leur aisance dans le maniement de la langue.

logo Grundtvig en français

La formation avait lieu dans le cadre d’un projet soutenu par des fonds européens

En utilisant la langue internationale, des entreprises, associations et citoyens peuvent vivre le respect et l’équité au service d’une meilleure coopération internationale. Les principes prennent un autre goût quand ils se traduisent en actes, en pensée et paroles.

Quand ces pensées et paroles ont été élaborées dans la langue qui est le résultat des principes, c’est la quadrature du cercle, ĉu ne ?

 

A propos de l’espéranto :

Conçu pour être réellement international et très facile à apprendre, parlé par des millions de personnes sur les cinq continents, l’espéranto offre une expressivité et une précision qui expliquent son emploi actuel dans les domaines technique, scientifique, littéraire, musical, touristique, etc. Ce sont aussi les valeurs intrinsèques de la langue, à savoir l’ouverture, la curiosité de connaître d’autres cultures, la volonté de protéger les autres langues, et la promotion de la paix dans le monde qui expliquent que l’UNESCO a, par deux fois en 1954 et 1985, voté des résolutions en faveur de la langue et encouragé les nations membres de l’ONU à l’enseigner. A ce jour, l’espéranto est enseigné officiellement dans 150 établissements d’enseignement supérieur et dans 600 établissements d’enseignement primaire ou secondaire dans plus de 28 pays.

« L’espéranto est en mesure d’exprimer les nuances les plus subtiles de la pensée et du sentiment, il est propre à permettre, par conséquent, l’expression la plus juste, la plus littéraire, la plus esthétique et de nature à satisfaire les esprits les plus ombrageux et les plus particularistes, et il ne peut pas porter ombrage aux fidèles des langues nationales. » Maurice Genevoix, ancien secrétaire perpétuel de l’Académie française.

 

 

triangle de maitrise d'ouvrage

A quand la pensée hors du cadre dans votre organisation ?

 

La vérité sur le référendum pour le Conseil d’Alsace

De quoi s’agit-il ?

Le 7 avril, les alsaciens en âge de voter se prononcent par référendum pour décider s’ils veulent réduire le mille feuille administratif et fusionner les deux départements et la région en une seule collectivité territoriale.

Ils devront répondre à la question suivante par Oui ou Non :

Approuvez-vous le projet de création d’une Collectivité Territoriale d’Alsace, par fusion du Conseil Régional d’Alsace, du Conseil Général du Bas-Rhin et du Conseil Général du Haut-Rhin ?

Savoir s’il vaut mieux répondre Oui ou Non ne m’intéresse pas dans cet article. Ce qui m’intéresse est l’approche marketing et le processus pour convaincre les alsaciens d’aller voter.

Faut-il s’agiter ?

Pour que la fusion ait lieu, il est nécessaire que le Oui l’emporte lors du référendum le 7 avril il faut que

« dans chacun des départements concernés, l’accord de la majorité absolue des suffrages exprimés, correspondant à un nombre de voix au moins égal au quart des électeurs inscrits. » Et cela signifie que la moitié de 25 % des inscrits de chaque département votent Oui. Même si nous étions tous d’accord, un taux de participation de moins de 25 % torpille le projet de fusion.

Sachant que 1 269 996 personnes sont inscrites sur les listes électorales (Source : http://www.insee.fr/fr/themes/detail.asp?reg_id=99&ref_id=elecreg) , il faut donc convaincre 317 449 personnes d’aller voter.
J’écris ces lignes le 18 janvier soit 80 jours avant l’échéance.

Oui, il est temps de s’agiter si nous voulons que la réponse à la question ait un sens.

La capacité du processus

Un tel processus est-il possible ?

Considérons qu’une réunion publique organisée par un parti d’envergure est un succès quand elle attire 10 personnes qui ne sont pas déjà convaincues. Je sais, cela semble peu, mais j’étais candidat aux législatives et aux Européennes, j’ai représenté Espéranto-France dans plusieurs réunions de campagne d’autres partis politiques, et je pense qu’en dehors des grands meeting des présidentielles, attirer 10 à 50 personnes dans une ville moyenne est un exploit. En 10 ans d’activité, je ne l’ai jamais vécu. Et cette fois, le sujet n’intéresse personne et le monde traverse une crise sans précédent.

Pour toucher 317 449 personnes en 80 jours, à raison de 10 personnes par réunion, il faut 400 réunions publiques par jour !

Je pense que les grands élus ne vont pas ménager leur peine, ils vont tenir au moins une réunion par jour. Même si elle touche 50 personnes à chaque fois, cela représente 4000 personnes au total. On est loin du compte. Admettons que je me sois trompé d’un facteur 10, on reste loin du compte.

Le processus « Toucher l’électorat par des réunions publiques » n’est pas adapté à l’enjeu. Il n’a pas la capacité à changer d’échelle.

Que peuvent les médias

Les médias touchent plus de monde mais l’objectif des médias est de faire de l’audience. Or le sujet est inconnu du grand public et n’intéresse pas grand monde. L’intérêt des médias n’est pas de parler 80 fois de ce référendum.

On peut s’attendre au service minimum. 300 à 400 000 téléspectateurs touchés une ou deux fois. Or les études marketing montrent qu’il faut 3 contacts pour que le message soit remarqué et 7 fois pour qu’il soit compris. A moins d’un effort publicitaire génial, mais où se cache ce génie et quel intérêt aurait-il à le faire ?

Je viens de recevoir le journal de la région Alsace. Heureusement, il ne parle que du référendum  du 7 avril. Il est plutôt bien fait et je ne l’ai que survolé car il ne faut pas rêver, les citoyens normaux ne vont pas le lire.

Image de la couverture du numéro consacré au référendum

Le journal de la Région est édité à 733 000 exemplaires.

Avec une telle diffusion, j’aurais espoir si 10 numéros étaient prévus. J’ai peur que ce numéro spécial référendum ne soit unique dans son espèce.

Qui va gagner

Avec une participation digne d’une élection cantonale, soit 44 %, cela peut passer . Je pense que nous aurons entre 250 000 et 350 000 votants avec une forte majorité de Oui. Le Conseil unique d’Alsace peut passer, mais la vérité est que la météo va déterminer le taux de participation, et donc le résultat. A moins que les alsaciens ne se bougent, s’il fait beau, nous serons tous perdants et nous allons rater cet évènement historique.

Un serious game pour service public

L’objet de ce blog étant de faire mieux avec moins en utilisant du Lean et de la TOC dans les services publics, je me demande presque tous les jours

 

Pourquoi ne sommes-nous pas excellents ?

Qu’est-ce qui nous empêche de gagner en maturité collective ?

Je travaille dans le service public, j’observe le système et je l’analyse pour proposer des changements en espérant qu’ils engendrent des améliorations. Si je crois à ce que je fais et à la théorie des contraintes alors il existe peu de causes profondes qui engendrent presque tous les dysfonctionnements que nous rencontrons. L’amélioration du système est bloquée pour une et une seule raison. Il est fort probable que cette cause soit unique et à rechercher ailleurs que dans l’environnement immédiat. Elle a toutes les chances de ne pas être une cause matérielle, comme le manque d’engin de chantier ou le rendement d’un tracteur de fauchage, mais plutôt une cause immatérielle, une croyance ou une règle de fonctionnement.

 

Partager la même philosophie de management

Lorsque cette cause est l’incapacité des dirigeants à partager le but et à aller dans la même direction, la solution consiste à les former. Les entreprises privées disposent d’un jeu, The Fresh Connexion, pour mettre leurs cadres dans une entreprise de production de jus de fruits et leur faire comprendre les principes d’une bonne gestion de la chaine logistique.

« Il s’agit de simuler les décisions d’un comité de direction composé de quatre Vice-Présidents qui doivent sauver leur société en grave difficultés financières grâce à des décisions cohérentes tout au long de leur Supply Chain, depuis les clients et leurs modes de distribution jusqu’aux fournisseurs, leurs localisations et leurs modes d’approvisionnement. »

 déclare Caroline Mondon, la présidente de FAPICS qui a acquis les droits de ce serious game pour la France.

Les joueurs doivent se concerter pour prendre leurs décisions et ainsi ils expérimentent la mise en œuvre des bonnes pratiques recommandées par l’Apics. Le jeu permet d’expérimenter les conséquences de ses décisions et de vivre l’expérience des théories que l’on a apprises dans un contexte sécurisé. C’est comme une formation en simulateur de vol pour un pilote d’avion, sauf qu’il s’agit de piloter une entreprise industrielle. Le jeu oblige à comprendre les objectifs et les interactions entre toutes les fonctions d’un comité de direction.

Dans le contexte des services publics, une partie de concepts et bonnes pratiques sont transposables. Par exemple, les règles de bonne pratique APICS préconisent de réduire les en-cours pour respecter les délais de livraison ? Transposons chez nous. Si les élus réduisent le nombre de projet qu’ils imposent aux services, alors le multitâche va baisser, le temps gaspillé va baisser, les excuses qui masquent les retards vont baisser, et le taux de projet livré à temps doit augmenter. Plus on met de choses dans les tuyaux, moins cela avance. Le principe est universel, il n’y a pas de raison qu’il ne s’applique pas dans le public.

On ne peut pas réguler la demande car ce n’est pas dans l’intérêt du demandeur ? Inspirons-nous de l’expérience d’IBM, décrite dans Reaching the Goal de Johan Arthur Ricketts, pour adapter les capacités des ressources au niveau de service voulu. Je suis sûr que c’est transposable car leurs situations sont proches des situations que nous rencontrons dans nos services publics. Ce n’est pas une élucubration personnelle mais le fruit d’une discussion avec l’auteur en novembre 2011.

 

Transposer au service public ?

Faire comprendre les principes du DBR (Drum-Buffer-Rope) dans le contexte des services publics est faisable. Je l’ai déjà fait lors de formations en présentiel qui rencontrent un vif succès auprès de toutes les fonctions, du directeur général des services jusqu’aux chefs de projet et techniciens, en passant par les acheteurs, les chefs d’atelier et mécaniciens. Je sais les enchanter lors d’une formation, mais j’échoue à les influencer le jour suivant, les semaines suivantes, les mois suivants, pour qu’ils prennent des décisions selon les principes qu’ils ont découvert et qui leur semblaient pertinents lors de la formation. Quelques semaines plus tard, ils prennent des décisions qui vont exactement en sens inverse. Comment assurer la rémanence du déclic ?

 

Le seul moyen que je vois aujourd’hui serait de les faire jouer dans leur environnement avec une simulation réaliste du fonctionnement d’un service public. Les faire jouer à produire des jus de fruits ne servirait qu’à leur apporter l’excuse pour s’affranchir des nouveaux concepts : Leur monde est différent. Dans leur quotidien, ils ne produisent pas de jus de fruit mais des services publics.

 

Un jeu de simulation pour manager public ?

 

Je pense qu’une des contraintes fondamentales dans un service public est que le système n’est pas vu comme un organisme qui produit des services. Personne ne sait qui entre, ni ce qui sort, ni qui est occupé à quoi. La cartographie des processus est vue comme un outil d’intellectuel destiné à faire plaisir à l’auditeur de la certification ISO, les cartographies de flux de valeur (Value Stream Map) sont inconnues, la notion même de valeur pour l’usager est parfois totalement ignorée.

 

Je ne vois qu’une seule façon de progresser : Créer un jeu d’entreprise, un serious game, une sorte de Sim city des collectivités publiques dans lequel un groupe de dirigeants partage une expérience de pilotage d’un service public. Plutôt que de réinventer la roue, je vais m’inspirer de Fresh Connection pour créer cet environnement simulé. J’ai déjà développé des algorithmes basés sur la logique floue (fuzzification). Je sais comment traduire une assertion en calcul. Je pense que c’est un défi réalisable qui permettra une percée significative dans la prise de conscience.

 

Si vous avez des idées sur les partis pris de modélisation du fonctionnement d’un service public, vous êtes les bienvenus. J’ai quelques idées évidemment, que je présenterai dans de prochains articles, mais si vous pensez que vos idées méritent de figurer en bonne place, merci de vous exprimer dans les commentaires des articles.

Ma contribution dans le chainon manquant

ESPERANTO-entreprise Jeudi 14 juin 2012 avait lieu le 21ème congrès de FAPICS-CPIM de France.

Qu’est-ce que FAPICS ?

 

De l’association française de management des opérations de la chaîne logistique qui est, ma foi, peu connue dans les milieux que je fréquente et encore plus dans le grand public. En d’autres termes, il s’agit des gens qui oeuvrent à l’organisation de la production industrielle, le déplacement des produits bruts et finis, de manière à ce que chaque client trouve le produit qu’il désire au moment où il le désire, et ce, quel que soit le canal par lequel il a commandé. C’est un métier inconnu dans l’administration dont les processus concernent essentiellement les services.

Le congrès était l’occasion du lancement de la troisième édition du « Chainon manquant », le livre de Caroline Mondon, dans lequel l’espéranto fait son entrée. Par mes soins bien sûr.

Pourquoi donc l’espéranto dans un livre de management de la chaine logistique destiné aux PMI ?

Personne ne peut croire qu’une PMI ne trouve ses fournisseurs que sur le territoire national aujourd’hui. Elle achète forcément quelque chose en dehors des frontières, que cela soit en Allemagne pour un produit technologique ou qu’elle fasse fabriquer dans un pays à bas coût. Dans tous les cas, ses salariés entrent en contact avec des étrangers. Voici pour le besoin.

Quelles solutions s’offrent à elle ?

Maitriser toutes les langues requises, ce qui est peu probable, ou travailler en anglais, ce qui est pratique mais ne va pas de soi sur tous les marchés et pour tous les salariés. Il existe pourtant une troisième voie, celle d’une langue construite pour faciliter les échanges car elle est régulière et vite apprise. Elle a l’avantage de respecter le sentiment de réciprocité nécessaire pour bâtir des relations gagnant-gagnant. Cette langue existe et se développe depuis 125 ans. Il s’agit de l’espéranto, ma spécialité.

Encore faut-il expliquer ce qu’est l’espéranto et comment s’en servir ?

J’étais invité à la journée FAPICS en tant qu’auteur, mais que présenter ? « Le défi des langues » de Claude Piron représente bien le pourquoi de mon intervention.

Je l’ai également choisi car je n’étais pas sûr d’avoir fini l’ouvrage « Seul à l’étranger la première fois » que nous venons de publier chez Amazon sous le pseudonyme collectif d’Amy Shulter.

Une langue commune en 40 heures ?

J’ai présenté l’offre « Espéranto et Entreprise » de la société Linguaforce pour donner une langue commune à vos usines en 8 heures de cours durant 5 jours. Et bien plus qu’une langue, il s’agit de leur donner une expérience commune, une manière de vivre la réciprocité. A ma grande surprise, l’espéranto a suscité un intérêt certain. J’ai à peine eu le temps de manger entre deux conversations liées à la facilité de l’espéranto ou le développement du bilinguisme précoce chez les enfants. La question la plus fréquente est assez logique :

« Pourquoi l’espéranto est-il plus rapide à apprendre que les autres langues ? »

J’ai bien évidemment apporté une réponse même si j’avais axé mes supports de communication sur les soutiens apportés à langue, avec des ouvrages édités chez l’Harmattan ou Assimil, des plaquettes du port autonome de Strasbourg ou du château du Haut-Koenigsbourg. J’avais un peu négligé l’aspect linguistique de la chose et je me suis trouvé un peu démuni. Le succès du stand Espéranto a dépassé mes attentes.

FAPICS, un moyen de sortir du cadre

Pour beaucoup, la présence de l’espéranto a du paraître complètement inattendue bien qu’elle ne fût pas la seule dans ce cas. En fait, les thèmes traités durant la journée ont montré de nombreux liens avec l’idée d’une langue construite qui respecte les identités et les cultures. Parmi ces interventions, j’ai choisi de faire un focus sur deux d’entre elles.

Les histoires à propos de Jack Welch

Piet van Abeelen, qui a travaillé 28 ans chez General Electric, dont 9 ans au comité exécutif et en relations directes avec Jack Welch, a raconté quelques histoires pour illustrer sa manière de diriger un groupe de 300 000 personnes. Je ne suis pas sûr d’avoir absolument tout compris car j’ai plus l’habitude de l’accent britannique. Je serai curieux de savoir d’ailleurs ce que la majorité de l’auditoire a perçu, juste pour illustrer le défi des langues de manière concrète. Hors de leur jargon supply chain, les professionnels de la supply chain comprennent-ils les histoires d’un américain qui parle sans notes ?

Jack Welch devait également être un drôle de penseur hors du cadre. GE était devenue un monstre d’organisation hiérarchique et bureaucratique dans des proportions que même l’administration n’atteint pas. Le comité exécutif s’appuyait sur 28 niveaux hiérarchiques supplémentaires. Welch voulait faire prendre conscience des travers de toutes ces couches à ses vice-présidents. Lors d’une réunion du comité, tenue en hivers dans le massachussets par un froid glacial, il leur a demandé de tomber la veste et la chemise pour revêtir 29 T-shirts préparés à leur intention. 29 T-shirts chacun. Puis tout le monde est sorti au grand air. Ils ont ainsi pu constater qu’on ne sent absolument pas ce qui se passe à l’extérieur lorsqu’on est protégé par 29 niveaux hiérarchiques !

Le chainon manquant, le jeu

La seconde expérience s’intitule également le chainon manquant mais ne semble pas avoir de rapport avec le livre de Caroline Mondon.
Il s’agit d’un jeu qui nous était proposé en soirée. Un jeu de plateau avec cartes, journaux, jetons mais pas de dé. L’aspect stochastique est gérée par des ipad. Les joueurs de chaque table se passent un ipad et le programme se charge de calculer ce qui dépend du hasard . Je suppose qu’il conserve ainsi des statistiques bien précieuse pour savoir ce qui s’est passé dans chaque équipe. Le principe du jeu est simple et compréhensible par tous mais je ne vais pas dévoiler d’élément qui gâteraient votre première partie. La surprise ne fonctionnerait plus.
Le thème est une mission d’urgence de collecte d’éléments dispersés sur la planète pour décoder un gène, celui du chainon manquant qui doit rendre à l’humanité la capacité à respirer sous l’eau. Et pour cause, le changement climatique engendre une montée des eaux inéluctable qui submerge tous les sites inscrits au patrimoine de l’unesco durant la session de jeu.

Quelle équipe arrivera à collecter et décoder l’information en premier pour sauver l’humanité ?
Qui fournira la plus grande contribution à l’humanité ?

Le temps presse, l’eau monte et va bientôt submerger l’essentiel des terres émergées. Un très bon jeu pour tester les capacités d’organisation de vos équipes en deux heures d’une manière qu’ils ne sont pas prêts d’oublier, et qui permet de faire participer plusieurs centaines de personnes.

Si le jeu le chainon manquant vous intéresse, contactez Yohann Elhadad.

Dites moi dans les commentaires ce que vous pensez de l’espéranto dans votre environnement.